Fermo restando che non esiste un obbligo di natura civilistica, dal punto di vista fiscale le scritture ausiliarie di magazzino devono essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui per la seconda volta consecutiva l’ammontare dei ricavi e l’ammontare complessivo delle rimanenze sono superiori, rispettivamente, a euro 5.164.568,99 e a euro 1.032.913,80. Le suddette condizioni devono verificarsi congiuntamente ai fini della sussistenza dell’obbligo in parola. L’obbligo cessa a partire dal primo periodo d’imposta successivo a quello in cui per la seconda volta consecutivamente l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze risultino inferiori ai limiti citati.
Sono, di regola, tenute alla predisposizione della contabilità di magazzino le imprese commerciali, industriali e di servizi in contabilità ordinaria, a prescindere dalla forma giuridica prescelta, sia essa quella delle società di capitali, di persone o anche la ditta individuale. Tuttavia vi sono alcuni soggetti che sono espressamente esclusi dall’obbligo a prescindere dalla verifica dei parametri oggettivi sopra ricordati. Tali sono:
i commercianti al minuto che effettuano le cessioni in locali aperti al pubblico, in spacci interni, mediante apparecchi di distribuzione automatica, per corrispondenza, a domicilio o in forma ambulante;
i soggetti che effettuano prestazioni alberghiere;
i soggetti che effettuano somministrazioni di alimenti e bevande in pubblici esercizi, nelle mense aziendali o mediante apparecchi di distribuzione automatica.
Detti soggetti, peraltro, hanno l’obbligo di tenuta della contabilità di magazzino nel caso in cui essi si avvalgano di magazzini centralizzati che servano due o più negozi o altri punti vendita, e a condizione che almeno due di essi siano ubicati in un Comune differente da quello in cui viene svolta l’attività e da altro Comune limitrofo (risoluzione n.9-341 del 9 marzo 1987).
L’Agenzia delle Entrate, in particolare, con la circolare n. 40/9/4056 del 26 novembre 1981 ha precisato come nel caso di attività mista, di commercio al dettaglio e all’ingrosso, esercitata nel medesimo locale, ai fini della verifica dell’obbligo di tenuta delle scritture ausiliare di magazzino, sono prevalenti le regole previste per il commercio al dettaglio.
Si ricorda, infine, come la tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino sia importante in quanto, in ipotesi contraria (come pure nel caso in cui, seppur tenuta, non venga esibita), l’Agenzia delle Entrate è legittimata a procedere ad accertamento induttivo.